Gestión de expedientes de aduanas import-export en África: centralice cada documento, asegure cada operación
Desde la factura comercial al certificado de origen, del B/L al despacho aduanero: Surestaria centraliza todos los documentos de un expediente en un espacio único, compartido y seguro.
Un expediente de importación africano puede contener de 15 a 30 documentos repartidos entre cliente, naviera, transitario, aduana y organismos de control. En Excel y correo electrónico, es una receta para el caos. Surestaria lo centraliza todo en un único espacio.
Documentos de un expediente de importación en África
- Documentos comerciales: factura comercial, packing list, contrato
- Documentos de transporte: Bill of Lading (B/L), Sea Waybill, AWB
- Documentos aduaneros: declaración DGDA / AGT / DGD según el país, BAE, despacho, certificado de levante
- Documentos de origen: certificado de origen (CO), EUR.1, Form A
- Documentos sanitarios: certificado fitosanitario, certificado sanitario
- Documentos OCC / OGEFREM (en RDC)
- Documentos bancarios: orden de transferencia, certificado de pago
- Fotos y actas: inspección aduanera, estado de la mercancía
Arquitectura de un expediente Surestaria
1. Información general
Número de expediente, cliente, proveedor, tipo de operación (importación / exportación / tránsito), fecha de apertura, estado.
2. Contenedores y mercancías
Lista de contenedores con sus etapas de flujo de trabajo, códigos SA, valor en aduana, peso, volumen.
3. Documentos
Biblioteca de todos los archivos del expediente: PDF, fotos, escaneos. Categorizados por tipo (B/L, declaración, certificado...).
4. Facturación
Proformas, facturas, notas de débito/crédito, pagos de cliente y proveedor.
5. Demoras y gastos
Detalle de las demoras de la naviera, gastos portuarios, gastos OCC/OGEFREM/DGDA.
6. Ficha de expediente PDF
Generación automática de una ficha de expediente de 2 páginas que resume todo el expediente — utilizada para visitas aduaneras, controles, transmisión al cliente.
Ventajas clave
- Nunca más perderá un documento: todo está en el expediente, no en correos electrónicos
- Visibilidad 360°: equipo de oficina, terreno y cliente ven el mismo expediente
- Generación automática de PDF: ficha de expediente, facturas, certificados con un clic
- Búsqueda potente: por número de B/L, contenedor, cliente, estado
- Archivado legal: los documentos quedan accesibles más de 10 años según la normativa
Caso de uso: importación de mercancías generales en Matadi
- Creación del expediente: numerado automáticamente, cliente elegido del referencial
- Captura del B/L: número, naviera, buque, ETA
- Adición de los contenedores con sus códigos SA
- Carga de documentos: factura comercial, packing list, B/L escaneado
- Captura de la declaración DGDA: régimen, valor en aduana, derechos
- Punteo en terreno mediante escáner QR móvil
- Generación de la factura al cliente en USD o CDF
- Cobro y cierre del expediente
Conformidad y trazabilidad
Cada acción en Surestaria queda registrada: quién creó el expediente, quién modificó el B/L y cuándo, quién subió cada documento, quién generó la factura. En caso de control o litigio, todo el historial es trazable.
Multi-usuario con roles
- Jefe de oficina: acceso total, validación de facturas
- Declarante: creación de expedientes, declaraciones aduaneras
- Escáner / operador en terreno: solo punteo
- Contable: facturación, cobros, informes
- Solo lectura: para clientes, auditores, socios
Compatible con todas las aduanas africanas
- DGDA (RDC)
- AGT (Angola — Administração Geral Tributária)
- DGD (Costa de Marfil)
- Aduanas de Camerún
- Aduanas de Senegal
- Y todas las aduanas africanas francófonas, anglófonas o lusófonas